Oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji to dokument, który musi podpisać każdy nowy operator kasy fiskalnej. Zobowiązują go do tego najnowsze przepisy. Co grozi za niedopełnienie tego obowiązku?
Dnia 1 maja 2019 r. weszły w życie przepisy, które dotyczą stosowania kas fiskalnych online. O tych urządzeniach nowej generacji jest teraz głośno. Ale najnowsze regulacje dotyczą też innych kwestii. Zgodnie z § 6 ust. 3-5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816), właściciel firmy musi zadbać o zapoznanie się z pewnym dokumentem i podpisanie stosownego doświadczenia. Dokument ten stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia i zawiera m.in. informacje o obowiązkach ciążących na operatorze kasy fiskalnej.
Oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji
Krótko mówiąc, jeśli zatrudniamy nowego pracownika i będzie on użytkownikiem kasy fiskalnej, musi zapoznać się z informacją o zasadach ewidencji. Na dowód zapoznania się z tym dokumentem podpisuje on stosowne oświadczenie. Właściciel firmy zobowiązanej do stosowania kas fiskalnych musi zadbać o to, by każdy operator takiego urządzenia złożył podpis pod oświadczeniem. Powinien to zrobić jeszcze przed rozpoczęciem pracy z kasą fiskalną. Nie ma przy tym znaczenia, czy jest to nowoczesna kasa fiskalna online, czy też tradycyjne urządzenie z elektroniczną lub papierową kopią paragonu. Ponadto, oświadczenie podpisuje każdy nowy pracownik zatrudniany w przedsiębiorstwie.
A co, jeśli wcześniej podpisał je pracując w innej firmie? Nie ma to znaczenia. I tak musi to zrobić ponownie, w nowym miejscu zatrudnienia.
Co zawiera informacja o zasadach ewidencji?
Wspomniany załącznik nr 1 do rozporządzenia zawiera informacje m.in. o obowiązkach ciążących na użytkowniku kasy fiskalnej. W dokumencie znajdują się takie podstawowe zasady, jak rejestrowanie na kasie każdej sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego, wydawanie paragonu każdemu nabywcy itp. Sprecyzowano w nim również zasady ewidencjonowania zaliczek. Ale w informacji znajduje się także omówienie skutków nieprzestrzegania zasad dotyczących prawidłowego użytkowania urządzenia fiskalnego, np. dokonania sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej. Grozi to karą grzywny za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe.
Zapomniałem dać dokument do podpisu operatora kasy, co robić?
Podatnik jest zobowiązany do dopilnowania, by wszyscy użytkownicy kasy podpisali oświadczenie przed rozpoczęciem pracy z tym urządzeniem. A co, jeśli spóźnił się z dopełnieniem tego obowiązku? Pracownik zaczął pracę z kasą, a nie podpisał oświadczenia. Podpis musi być niezwłocznie uzupełniony! Wprawdzie przepisy, które weszły w życie 1 maja 2019 r., nie wprowadziły konkretnych sankcji za niedostosowanie się do nowego wymogu, jednak lepiej dopilnować, by wszystko w oświadczeniach się zgadzało. W przeciwnym razie, urząd skarbowy może w naszym wypadku zastosować art. 84 § 1 Kodeksu karnego skarbowego i mimo wszystko ukarać nas grzywną za wykroczenie skarbowe.